DSGVO & Compliance

So schützen wir Ihre Daten: geschützte Anmeldung, klare Verträge, endgültiges Löschen.

Alles zu Datenschutz und Sicherheit der Plattform, mit Quelle zum Nachlesen.

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Auf einen Blick

  • Deutschland

    Anwendung und Datenbank

    Bei der Hetzner Online GmbH.

  • Online

    Auftragsverarbeitung

    Im Konto abschließen, Anbieterliste einsehen.

  • Zweiter Faktor

    Optional bei der Anmeldung

    Authenticator-App, Passkey, Wiederherstellungscodes.

  • Kein Training

    KI-Modelle

    Laut Vertrag nicht mit Ihren Daten.

Welche Daten verarbeitet Sales Automation?

Alles, was Sie in der Plattform speichern oder anbinden, nach Art geordnet. Die Felder sind ein Auszug.

Wessen Daten?

  • Konto und Nutzer

    Felder

    • Name
    • Jobtitel
    • E-Mail
    • Telefon
    • Sprache
    • Passwort (nur als Hash)
    • Sitzungsdaten (IP, letzte Aktivität)

    Wofür

    Konto, Anmeldung, Schutz vor Missbrauch

    VerantwortlichSales Automation

  • Kontakte Ihrer Zielpersonen

    Felder

    • Name
    • Position
    • Firma
    • E-Mail
    • Telefon
    • LinkedIn-Profil
    • Ort
    • Notizen

    Wofür

    Ansprache, Anreicherung, Pipeline

    VerantwortlichSie

  • Firmendaten

    Felder

    • Name
    • Website
    • Größe
    • Umsatz
    • Adresse
    • Rechtsform
    • Registernummer

    Wofür

    Zielgruppe prüfen, Firmen einordnen

    VerantwortlichSie

  • Nachrichten

    Felder

    • Text von E-Mail, LinkedIn, WhatsApp und weiteren Kanälen
    • Absender und Empfänger
    • Anhänge
    • KI-Einordnung (Kategorie, Stimmung)

    Wofür

    Posteingang, Antwortvorschläge

    VerantwortlichSie

  • Kalender und Termine

    Felder

    • Frei oder belegt
    • Von Ihnen gebuchte Termine
    • Titel und Teilnehmer fremder Termine nur mit Ihrer Zustimmung
    • Bereits importierte Termine bleiben gespeichert

    Wofür

    Terminbuchung, Gesprächskontext

    VerantwortlichSie

  • Meetings

    Felder

    • Video (Standard: nach 30 Tagen gelöscht)
    • Transkript (bleibt gespeichert)
    • Zusammenfassung und Coaching

    Wofür

    Meeting-Notetaker

    VerantwortlichSie

  • Telefonie

    Felder

    • Rufnummern
    • Dauer
    • Ergebnis
    • Notizen
    • Aufzeichnung (nur wenn Sie sie aktivieren)

    Wofür

    Anrufe dokumentieren

    VerantwortlichSie

  • Website-Besucher

    Felder

    • Zuordnung zu Firmen anhand der IP-Adresse
    • IP-Adresse und Browserangaben
    • Herkunft und besuchte Seiten
    • Verweildauer
    • Firmenangaben laut Anbieter, z. B. Geschäftsführer

    Wofür

    Firmen auf Ihrer Website erkennen (optional)

    VerantwortlichSie

  • Abrechnung

    Felder

    • Rechnungsadresse
    • Zahlungsdaten
    • Abonnement

    Wofür

    Rechnungen und Zahlungen

    VerantwortlichSales Automation

  • Technische Protokolle

    Felder

    • Aufrufe der Anreicherungs- und Registerdienste (Dienst, Status, Antwortzeit, Fehler)

    Wofür

    Betrieb und Fehlersuche

    VerantwortlichSales Automation

  • Nachweise zu Ihren Daten

    Felder

    • Löschprotokoll
    • KI-Entscheidungen im Posteingang

    Wofür

    Nachvollziehbarkeit für Sie

    VerantwortlichSie

Wer ist verantwortlich?

  1. Sie

    Verantwortlicher

    Verantwortlicher für die Daten, die Sie in Ihrem Arbeitsbereich speichern und nutzen.

  2. Sales Automation

    Auftragsverarbeiter

    Verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag. Für Website, Marketing, Abrechnung und Konto sind wir selbst verantwortlich.

  3. Eigenständige Datenquellen

    Eigene Verantwortung

    Lusha und OpenRegister liefern Daten in eigener Verantwortung. Sie bleiben für die Nutzung verantwortlich.

Auftragsverarbeitungsvertrag, Ziffern 1, 3 und 10, sowie Datenschutzerklärung

Woher kommen die Daten?

Je nach Modul zum Beispiel auf diesen Wegen. Zu jedem Weg steht, wer verantwortlich ist.

Wählen Sie einen Weg.

Von Ihnen

Was kommt dort her
CSV-Listen, Import aus HubSpot und Salesforce, Notizen und Korrekturen.
Land
Je nach Ihrer Quelle
Verantwortung
Sie sind verantwortlich.
Sie sorgen für die Rechtsgrundlage und die Informationspflichten.

Die Liste nennt Beispiele und ist nicht abschließend. Die Anbieter im Auftragsverarbeitungsvertrag stehen in Anlage 2.

Vier Schutzebenen im Überblick.

Beispiel

Schematische Darstellung mit erfundenen Daten.

Zwei-Faktor-Authentifizierung in Ihren Konto-Einstellungen.

Schalten Sie sie selbst ein. Bei der Anmeldung folgt dann ein zweiter Schritt.

So finden Sie sie

  1. Profilbild oben rechts
  2. Profil
  3. Zwei-Faktor-Authentifizierung

  • Authenticator-App

    Sechsstelliger Code aus Ihrer App.

  • Geräte-Passkey

    Entsperren per Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN.

  • Wiederherstellungscodes

    Acht Codes für den Notfall, auch als PDF.

  • Konten können sie selbst einschalten
  • Eingabe auf 5 Versuche pro Minute begrenzt
  • Passkey ersetzt nicht das Passwort

KI und KI-Transparenz.

Welche Modelle arbeiten, was an die Anbieter geht und wer am Ende entscheidet.

  • Kein Training mit Ihren Daten

    Laut Vertrag trainieren weder wir noch unsere Unterauftragnehmer KI-Modelle mit Ihren Daten.

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Ziffer 4

  • Sie wählen das Modell mit

    Für KI-Antworten im Posteingang wählen Sie je Arbeitsbereich Modell und Ausweichmodell aus einer ausgewählten Liste von OpenAI, Anthropic und Google.

    Einstellungen der Posteingang-Automatisierung

  • Ihre Daten gehören Ihnen

    Sie bleiben Eigentümer der Daten, die Sie einbringen oder die in Ihrem Arbeitsbereich entstehen. Leads, Statistiken und Antworten exportieren Sie als CSV oder Excel.

    Allgemeine Geschäftsbedingungen, Ziffer 10

  • Getrennt je Arbeitsbereich

    Wissensbasis, Tonalität, Pitch und Antwortbeispiele gelten nur für Ihren Arbeitsbereich. Die Trennung erfolgt logisch, softwareseitig.

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage 3

So entsteht eine KI-Antwort im Posteingang.

Ablauf

  1. Nachricht kommt an

    Ein Kontakt antwortet auf Ihre Nachricht.

  2. Ihr Modell liest

    Das von Ihnen gewählte Modell ordnet die Antwort ein und schreibt einen Entwurf. Fällt es aus, springt Ihr Ausweichmodell ein.

  3. Regeln prüfen

    Bei weniger als 80 Prozent Sicherheit der Einordnung entscheidet immer ein Mensch.

  4. Sie geben frei

    Automatisches Senden ist standardmäßig aus, neue Postfächer starten mit Entwürfen. Der Autopilot beantwortet nur Interesse, Terminvorschläge und Rückfragen.

  5. Alles wird protokolliert

    Das Entscheidungsprotokoll zeigt Modell, Einordnung und Ergebnis jeder KI-Entscheidung.

Was Sie wissen sollten

  • Die Anbieter erhalten die Inhalte, die für die Anfrage nötig sind, zum Beispiel Nachrichtentext und Kontaktangaben, bei Meetings Transkript und Kalendertitel.
  • Vertragspartner sind OpenAI Ireland, Anthropic Ireland und Google Ireland. Ein Zugriff aus den USA ist möglich und über Standardvertragsklauseln abgesichert, bei Google zusätzlich über das EU-US Data Privacy Framework.
  • Anbieter können Anfragen protokollieren. Eine Löschung unmittelbar nach der Antwort sagen wir nicht zu.
  • Einrichtungsdaten wie Wissensbasis und Antwortbeispiele speichern wir in unserer Anwendung bei Hetzner in Deutschland. Dateien liegen in der Google Cloud.
  • Eigene API-Schlüssel können Sie heute nicht hinterlegen. Die Schlüssel der Anbieter verwalten wir.

Selbst ansehen

Sehen Sie die Plattform mit Ihren eigenen Daten.

Registrieren, Zielgruppe einrichten, Einstellungen prüfen.

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Wo Ihre Daten verarbeitet werden.

Wir nennen, was wir belegen können. Mehr dazu in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Zu weiteren Anbietern sprechen Sie uns an.

  • Anwendung und Datenbank

    Bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland.

  • Dateien

    In der Google Cloud, Vertragspartner ist die Google Ireland Limited.

  • KI-Anbieter

    Vertragspartner sind OpenAI Ireland Limited und Anthropic Ireland, Limited. Laut Vertrag kein Training von KI-Modellen mit Ihren Daten. Ein Zugriff aus den USA ist möglich und über Standardvertragsklauseln abgesichert.

Sicherheitsmaßnahmen im Detail

So steht es im Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage 3. Es sind vertragliche Zusagen.

    • Benutzer und Passwort
    • Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung per Authenticator-App, mit bestätigter Einrichtung und Wiederherstellungscodes
    • E-Mail-Bestätigung neuer Konten
    • Begrenzte Anmeldeversuche und Code-Eingaben
    • Firewall für Server und Netzwerk
Fragen zum DatenschutzDatenschutzbeauftragtegrace@sales-automation.ai

Belegtabelle: Was wir sagen und wo Sie es nachlesen.

Jede Aussage dieser Seite mit Quelle. Stand: November 2026.

  • Aussage

    Kein Training von KI-Modellen mit Ihren Daten

    Wo Sie es nachlesen

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Ziffer 4 und Anlage 3 (M.5)

  • Aussage

    Automatisches Senden von KI-Antworten ist standardmäßig aus, Entscheidungen werden protokolliert

    Wo Sie es nachlesen

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage 3 (M.5)

  • Aussage

    Sie bleiben Eigentümer Ihrer Daten, Rückgabe oder Löschung bei Vertragsende

    Wo Sie es nachlesen

    Allgemeine Geschäftsbedingungen, Ziffer 10, und Auftragsverarbeitungsvertrag, Ziffer 17

  • Aussage

    Datenarten und Betroffene: Standardkategorien in Anlage 1, Abweichungen können Sie geltend machen

    Wo Sie es nachlesen

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage 1

  • Aussage

    Sie sind Verantwortlicher, Sales Automation Auftragsverarbeiter

    Wo Sie es nachlesen

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Ziffer 3

  • Aussage

    Lusha und OpenRegister liefern Daten in eigener Verantwortung

    Wo Sie es nachlesen

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage 2 Teil B

  • Aussage

    Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App, Passkey oder Wiederherstellungscode

    Wo Sie es nachlesen

    Konto: Profil, Zwei-Faktor-Authentifizierung

  • Aussage

    Anmeldung und Code-Eingabe begrenzt, Zugangsdaten und Tokens verschlüsselt gespeichert

    Wo Sie es nachlesen

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage 3 (technische und organisatorische Maßnahmen)

  • Aussage

    Daten logisch je Arbeitsbereich getrennt, Zugriff des Kundendienstes laut Vertrag über Stellvertreter-Anmeldung

    Wo Sie es nachlesen

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage 3

  • Aussage

    Auftragsverarbeitungsvertrag im Konto abschließbar, Unterauftragsverarbeiter nach Anlage 2 gelistet

    Wo Sie es nachlesen

    Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage 2

  • Aussage

    Anwendung und Datenbank in Deutschland, laut Vertrag kein Training von KI-Modellen mit Ihren Daten

    Wo Sie es nachlesen

    Auftragsverarbeitungsvertrag

  • Aussage

    Kontakte endgültig löschen, Sperrliste, Abmeldung per Klick im E-Mail-Programm

    Wo Sie es nachlesen

    Plattform: Kontakte und Kampagnen

  • Aussage

    Meeting-Videos werden standardmäßig nach 30 Tagen automatisch gelöscht, Transkript und Zusammenfassung bleiben

    Wo Sie es nachlesen

    Meeting-Notetaker, Einstellung zur automatischen Löschung

Kein Rechtsrat. Maßgeblich sind der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Kann ich meinen eigenen API-Schlüssel für KI mitbringen?

Heute nicht. Die Schlüssel der KI-Anbieter verwalten wir. Sie wählen aber Modell und Ausweichmodell für die KI-Antworten im Posteingang selbst aus.

Wer entscheidet, ob eine KI-Antwort gesendet wird?

Sie. Automatisches Senden ist standardmäßig aus. Der Autopilot ist je Postfach einstellbar und beantwortet nur Interesse, Terminvorschläge und Rückfragen, bei hoher Sicherheit der Einordnung.

Was passiert mit meinen Daten bei Vertragsende?

Sie wählen binnen 30 Tagen, ob Ihre Daten maschinenlesbar zurückgegeben (zum Beispiel als CSV oder JSON) oder gelöscht werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen.

Welche Daten verarbeitet Sales Automation?

Kontakt- und Firmendaten Ihrer Zielpersonen, Nachrichten, Kalender- und Meetingdaten, Telefonie, Besucher Ihrer Website sowie Konto-, Abrechnungs- und Protokolldaten. Welche davon bei Ihnen anfallen, hängt von den Modulen ab, die Sie nutzen.

Woher kommen die Kontaktdaten?

Aus Ihren eigenen Listen und Anbindungen, aus öffentlichen Registern und von Datenanbietern, je nach Modul. Lusha und OpenRegister liefern in eigener Verantwortung. Die genannten Anbieter sind Beispiele und keine vollständige Liste. Sie bleiben für die Rechtsgrundlage und Ihre Informationspflichten verantwortlich.

Wer ist für die Daten verantwortlich?

Für alle Daten, die Sie in der Plattform speichern, sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter. Für unsere Website, unser Marketing, die Abrechnung und Ihr Konto sind wir selbst verantwortlich.

Wo liegen meine Daten?

Anwendung und Datenbank laufen bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Dateien liegen in der Google Cloud. Die im Vertrag genannten Unterauftragnehmer stehen in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Zu weiteren Anbietern sprechen Sie uns an.

Wie schalte ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein?

Klicken Sie auf Ihr Profilbild oben rechts, wählen Sie Profil und aktivieren Sie bei Zwei-Faktor-Authentifizierung die Authenticator-App. Danach bestätigen Sie die Einrichtung mit einem Code. Zusätzlich können Sie einen Geräte-Passkey registrieren.

Was passiert, wenn ich mein Gerät verliere?

Dann nutzen Sie einen Wiederherstellungscode. Sie erhalten acht Codes, die Sie anzeigen und als PDF herunterladen können. Bewahren Sie diese getrennt vom Gerät auf.

Ersetzt ein Passkey mein Passwort?

Nein. Ein Geräte-Passkey ist ein zweiter Schritt nach dem Passwort, kein Ersatz dafür.

Werden meine Daten zum Training von KI genutzt?

Laut Auftragsverarbeitungsvertrag werden KI-Modelle von OpenAI und Anthropic nicht mit Ihren Daten trainiert.

Wie schließe ich den Auftragsverarbeitungsvertrag ab?

In der Regel schließt der Inhaber des Arbeitsbereichs ihn im Konto ab und kann das Dokument danach abrufen. Den Text sehen Sie vorab unter /avv.

Wie lösche ich Kontakte?

Kontakte lassen sich in Ihrem Arbeitsbereich endgültig löschen. Das wird intern protokolliert. Der Kontakt selbst wird endgültig entfernt, sobald er in keinem Arbeitsbereich mehr geführt wird. Dabei kann er zugleich auf die Sperrliste gesetzt werden, so ist es voreingestellt.

Als Nächstes

Persönliches Gespräch

Fragen zu Datenschutz oder Technik? Sprechen Sie mit uns.

Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen die Einstellungen in der Plattform.

Was Sie im Gespräch bekommen

  • Antworten auf Ihre Fragen zu Datenschutz und Technik.
  • Einen Blick in die Plattform an einem Beispiel aus Ihrer Branche.
  • Einen konkreten Vorschlag für die nächsten Schritte, ohne Verpflichtung.
Porträt von Marlon Pulat, Head of Growth bei Sales Automation

Marlon Pulat

Head of Growth